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会议组织策划

一、会前策划

[第一步] -- 明确会议需要做些什么

[第二步] -- 确定由谁筹划会议,策划者的职责及任务

1. 会议筹划者的职责

2. 会议筹划者的任务

[第三步] -- 明确会议目的和目标

[第四步] -- 保持沟通

[第五步] -- 进行会议预算

1. 制定财务目标

2. 制定预算

[第六步] -- 安排会议召开日程

[第七步] -- 选择最适合召开会议的酒店

1. 列出可供选择的清单

2. 选择合适类型的场所 

[第八步] -- 邀请相关领导、专家与会

[第九步] -- 邀请相关人员参加会议,并做好回执统计工作

 

二、会议策划后的组织工作

[ 一 ] -- 提供会务组人员的安排

[ 二 ] -- 提供会议资料的印刷

[ 三 ] -- 提供会议资料、器材的存放及摆放

[ 四 ] -- 根据需要提供会议召开的庆典服务。充气拱门、门前横幅、氢气球等

[ 五 ] -- 提供会议中特殊要求的视听设备

[ 六 ] -- 提供会议人员的胸卡制作

[ 七 ] -- 根据会议性质和规模安排会议室的布置

[ 八 ] -- 为会议室提供会议标语、及各种指示牌

[ 九 ] -- 邀请相关人员参加会议,并做好回执统计工作

[ 九 ] -- 会议期间提供简单文具用品纸、白板等

[ 十 ] -- 提供会议人员的酒店房间分配、签到工作

[十一] -- 会议期间提供茶水、矿泉水等饮料

[十二] -- 会议期间提供简单文具用品纸、白板等

[十三] -- 提供会议要求,提供礼仪小姐、翻译人员服务

[十四] -- 安排与会议人员餐饮

[十五] -- 为会议安排活动

[十六] -- 提供电脑、投影仪等的紧急维修服务

[十七] -- 安排记者招待会

[十八] -- 收集剪报

 

三、会议结束后

[ 一 ] -- 安排好会议人员的返程票务预订及分发

[ 二 ] -- 安排提供会后观光考察

[ 三 ] -- 安排好会议人员的送站工作

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