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云南商务会议旅游服务流程

一:会议资料准备

1:会议资料由贵公司提供,其中文字资料,由承办单位按会务组要求根据参会人数刷。

2:会议资料(主办单位提供)

3:领导发言稿(主办单位提供)

4:《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。

5:项目执行情况资料(主办单位提供)

6:展板所属图片(主办单位提供)

7:广告牌高计稿

8:欢迎布标、会议室布标

9:会议礼品(按参会人数准备)

10:会议代表证

11:会议用餐券

二:设备及设施准备

1:投影仪、多媒体电脑一台

2:广告牌按设计稿制作好,根据要求准备

3:会议室一间(根据入会人数)

4:车辆准备

5:麦克风3只

6:订制领导座次牌(名单由主办单位提供)

7:会议形式:座谈及课桌形式

8:照相机一台

9:摄影机一台、由专业人员操作

三:会前准备工作程序

1:根据会务组要求,代表报到前两天,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按部落实到位。

2:据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

3:提前两天检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况。

4:提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄影、摄像设备,人员的准备。

5:与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全隐患的发生。

6:成立生活服务组,避免个别代表发生高原反应,联系就诊。

7:在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。

四:会议其它费用开支项目

1:代表证

2:广告牌:万通板,会议室主席台背景,需用万通板6板;徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费。

3:展板:根据你方要求,由我方代办,费用按时结算。

4:临时用车

5:宴会标准(由贵公司订标准)

6:水果

7:纪念品

8:资料打印、复印

9:照相、摄像

10:其它

五:会场布置

1:布标

2:按会议规定的摆防形式及要求布置好会场

3:设立会务人员发放会议用品及文件

4:确定会场摄影点和时间

六:人员安排

1:根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员,财务人员,票务,考察咨询,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)

2:会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务

3:摄影组:根据会议需求安排摄影人员

4:车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动的车辆。

5:旅游接待小组:根据参加考察人数安排每车一位优秀导游,负责代表的服务

6:生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表会议期间的生活服务

七:发票的开据

在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要,出据昆明的正式发票及直辖市酒店的发票开据。

八:会议接站

1:会议报到当天,安排全天候接站,机场设立两块醒目接站牌,一块设在正门出站口,一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。

2:人员及车辆安排

1)人员:机场设2人、火车站设2人(领导、专家除外)

2)接站车辆:根据会务组要求派车

3)领导、专家由会务组统一安排,根据航班、车次,派专人专车接送,需要送花、护照的提前安排,保证准确安全接待。

九:会议报到

1:报到台

1)在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”

2)报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。

3)提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求。

4)根据会务组要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券

5)代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存

6)当天打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表

7)会务组24小时有专职会议,随时接待安排参会代表

十:会议期间

1:要求酒店落实叫早服务

2:准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行

3:会议室布置情况落实

4:安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记

5:及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈

6:与酒店 公司财务人员协调好票据的开取

7:准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

十一:会议考察

1:考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。

2:考察的整个行程中,我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。

3:要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。

4:我中心承诺确保代表返程机、车票,并根据返程时间及方向分批送行,取保顺利返程

十二:会议结束工作

1:会议结算

1)我方向会务给出书面报告,交会务组审核。并列《会议结算清单》,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、准确无误

2)向会务组提供所需发票

3)返还会务组附加的会议利润

4)我方本着多年的办公经验,为会务组在各项费用开支中,争取最大的利益

2:会议返程

1)我方根据代表返程机、车票时间及方向,分批送站,我方承诺确保代表顺利返程

2)我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务,并向会务组赠送云南特色精美礼品

3)我方向代表全面征求意见,了解此会议的满意程度,并向会务组反馈

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