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策划会议成功的关健

无论是什麽行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题:

需要做些什麽?

会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

谁来筹划会议?

从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责:作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

善于与人共事、善于注意小节、善于解决问题、善于与人协商、能够管理会议财务事宜、熟悉酒店运作、能够安排恰倒好处的菜单、能够熟练操作电脑、能够熟练地与视听服务公司打交道、能妥善接待贵宾和外国客人、熟知各种礼仪、行事果断、执着

会议筹划者的任务:制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。

制定会议议程、了解可供使用的场所和设施情况、选择或提议合适的场所、检查并比较各项设施、 安排交通事宜、协调会务工作人员的活动、招收、培训会务人员和广告人员、制定可行预算或按既定预算安排有关工作、确定各项工作的时间安排、视察选定的场所和设施、与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)、确定印刷公司、安排食品、饮料有关事宜、讨价还价、同会议发言人和各位贵宾进行联系

主要会议类型:

销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。

产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。

专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。

培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。

会议筹划步骤:

目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。

会议的目标和目的有以下一些:培训通知教育探讨问题做决策、引入新事物或介绍新人员、激励、开发、展示、促进与改善、解决问题、讨论如何赢利、赢利

在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:

预计召开会议的日期;会议预计召开几天;打算在什麽地方召开会议;会议形式或程序是什麽;需要多大的场地;以前开过这样的会议吗?结果如何;将有多少人到会;会议预算是多少;与会者对费用开支很在意吗? 打算选用什麽级别的酒店和设施;打算选用最高级的房间标准是什麽;谁来制作会议邀请函;会议需要向与会者打印相关资料吗?会议的发言人有哪些?会议需要什麽样的视听设备;需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;与会者可以携带家属吗?打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?有谁来承担这些活动的费用。

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