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怎样组织成功的会议

人是社会性的动物,开会是人类生活中的常态。人们热衷于开会,是由于会议是制定计划、获取信息和建立联系的主要手段。

会议可以开得富有成效、妙趣横生,也可以开得死气沉沉、毫无建树,这取决于与会者交流的方式。交流方式的差异使得会议的有效性大打折扣,而这些差异往往是由于性别、文化背景等方面的差异造成的。记住这点对于开好会议是至关重要的。

就以男性与女性为例。总体而言,男性更容易在会议过程中插话。就本质而言,在会议中插话并不是坏事情——互动的对话才能富有成果。但是问题在于,这些插话往往会扰乱了别人的思路,妨碍了有效交流,使得别人无法继续发言。

并不是女性不善于插话,有着其他文化背景的人也存在这样的困难。许多亚洲人认为在会议上演讲是件难为情的事情,更别指望他们会打断别人的发言了———他们认为这是粗鲁和不礼貌的,会给别人带来不舒服的感觉。有些人则是因为地方口音太重,害怕被别人误解而不敢发言。考虑这些因素,你就会明白许多很有见地的职员不能发表意见的原因了。

意识到不同的人有着不同的交流方式,你就能够更好地组织会议。在制订会议计划时,要注意以下三个方面:

一、使每个人都有发言的机会

会议组织者在会议日程安排上要给每位与会者一段正规发言的时间。在会议召开前就应当将日程安排分发给与会者。这样做一方面可以给那些不善言辞的人一个准备的机会,使他们能够轻松、有效地参与讨论。另一方面可以迫使那些喜欢插话的人尊重分配给其他与会者的时间。

二、使每位与会者都负起责任

让每位与会者调整自己的交流方式,以提高会议的成效。要使那些不喜欢发言的人意识到,如果他们不发言,就没有人知道他们的主意。同样,要使那些喜欢发言和插话的人收敛一些,以满足集体的不同需要。会议组织者的任务是召开有效和成功的会议,但这并不意味着其他人就没有责任。

三、将插话和跑题降到最低限度

要找到降低插话和多人同时发言的有效办法。有一家公司开会时,与会者总是不断打断别人的发言,最后,作为没有办法的办法,他们决定,谁打断别人的发言,就罚款25美元。这可是个聪明的主意,收到了效果。如果有人觉得自己的想法非常重要而必须插话,就得先把钱放进“罚款罐”中才能发言。

由于性格和文化背景的不同,怎样组织成功的会议并没有标准答案。问题的关键是你必须注重策略,使得每次会议都取得成效,这样才对得起你付出的时间和努力。

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