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如何组织会议工作

一、会前准备

1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决?

2、确定会议的目的。你试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案?

3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。

4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多,将其要点摘录出来。

5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

6、根据要讨论的问题限定与会人员。

7、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家。

 

二、会议期间控制

1、叙述会议的目的。

2、核对并记录与会者。

3、根据议事日程顺序提出每个项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见。

4、给每一个人表述自己意见的机会。

5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身。

6、如果讨论变得复杂,出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

7、坚持预定的时间,不要拖延。

8、在每个项目讨论结束后加以概括,以便决策或达成结论。

9、在会议结束时,对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论,可以推迟到下一次会议。

10、确定下次会议的议题和时间。

 

三、会后工作

1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

2、根据会议,对执行进行监督和检查。

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