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各部门会议接待程序

一、销售部接待程序:

销售部在获取客户在酒店举办会议的信息后,应着手做以下工作:

1、及时与会务方负责人进行联络

(1)清楚了解会议性质(属接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

(2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。

2、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。

3、商谈价格

当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。

4、签订会议协议,收取会议押金

当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金;

5、下发会议接待通知单

签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案;

6、会议接待

发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程;

7、会议结账

会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;

8、会议送别

恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;

9、会议结束

会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。

二、房务部接待程序:

房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:

1、会议接待的前期工作

(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;

(2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;

(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、加床;

(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;

(5)落实参会嘉宾是否分批到达;

(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

2、会议排房

按会议接待要求安排相应的房间,在房类资源充足的情况下,房间安排力求集中,同时也可选择安排同类客房中处于最佳状态的房间。

3、会议空房

确认会议定房,落实好具体房间后,将预定内容输入电脑并确定房号。

4、会议嘉宾入住

(1)在会议客人到店前一天,与销售部就会议接待用房事宜进行核实,至少前一天排房,做好一切宾客入住前的准备工作;

(2)会议宾客到达前,准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人,可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处,由当值大堂副理在客人到达前检查房间,确保房间处于正常状态;

(3)当会议宾客抵店后,按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续,并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题,及时与销售部会议接待负责人联系。

5、会议嘉宾离店

(1)礼宾官接待信息,应及时协助客人收送行李;

(2)前台收银处快速结账;

(3)协助客人安排好车辆。

6、关注重要宾客的消费习惯,收集整理客史资料。

三、餐饮部接待程序

 餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后,应做到:

1、会议接待前期工作

(1)做好记录,根据会议接待通知单,准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;

(2)根据会议接待通知单及会务方的要求,至少提前半天布置会场;

(3)由宴会主管按酒店服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等),发现问题立即整改,力求没有疏漏;

(4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人,确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求,并为会议客人预留用餐场所。

2、会议接待中

(1)安排优秀礼仪人员,在会议召开前40分钟到场,引领参会嘉宾;

(2)跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项;

(3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务,准备与会务方负责人结账。

3、会议结束

(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;

(2)帮助会议客人整理会议遗留物品。

4、会议用餐及送别

(1)引领会议客人用餐,并提供优质服务;

(2)做好餐饮帐务的结账工作。

5、送别

(1)恭送会议客人,为宾客留下美好感受;

(2)客人离店后,若遗留下贵重物品,应尽快联系交换客人。

6、整理会议客户资料,总结会议接待得失。

四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单,做好相应接待工作。

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