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紧急事件的处理

要测试会议筹办人经验最好的方式是他(她)对于处理危机和紧急事件的能力。会议筹办人不可避免在这种状况下扮演领导角色,而且需证明有足够能力处理,虽然其他人也有责任处理在会中所发生的各种紧急事件,但是会议筹办人最终还是要去确定所有发生的因素。事前能列出紧急事件可能发生的项目,再以不同发生情况按照步骤处理。

一、紧急医疗:对于紧急医疗计划,要看与会者平均年龄、活动范围和过去会议经验,不管如何,紧急事件可能在任何时间发生,但是有些参加会议的人比其他人更容易受伤与生病,比较可能性的病症是心脏疾病、中风和其他有危害生命的病症,有些与会者因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉环境、孤独、远离亲人所致,因此要使那些人得到照顾。

(一)紧急医疗系统:会议筹办人经常凭借其经验通过当地会议/观光局或当地主办单位的分会协助成立一个紧急医疗系统,与当地医院联络,一旦有紧急病人立即安排救护车送医院急救。并在会议现场安排医疗人员,在会场再和医师联络,确定他(她)愿意短时间内来看诊,在大会手册以及其他资料中印上紧急事件联络电话号码。

(二)会场医务室:如果你是在会议中心举行会议,在合约或保险的同意书中可能要求会议中心雇请一位护士或医务人员在会场,有些会议中心有医务室,可以安排医务人员,先了解医务室的位置、医疗器材。会议筹办人可以评定现场这些设备与人员是否符合紧急医疗计划,如果不足,则要特别安排一位医务人员值勤,医务室中至少要有轻巧的氧气筒、绷带、压舌板、杀菌剂和阿司匹林,大部分会议筹办人会试着放一些医疗用品,但是一定要留意其有效期限,如果超过这些基本用品外就需要医院提供。

(三)饭店紧急救护系统:大部分的饭店有自己的医疗人员,但是不能确定这位医务人员是否可以处理紧急服务。大部分医务人员并不住在那里,所以可能无法即时处理紧急医疗,但是各个饭店应该有紧急救护系统,这就是会议筹办人在选择会场时就应该考虑的,先了解会场紧急救护的情形,有些由总机来处理,有些是警卫室,也有些是会议服务人员,要先了解每个会场情形到时候才不会找错对象。

如果同时使用几个饭店,需先了解每一个饭店紧急服务的情况,确定要找哪一个人,留下他(她)们的电话号码,万一发生紧急事故时一定要先通知负责处理的人,很多会场及组织派人接受心肺复生术训练,懂得这种技术可救很多人生命,因此每一个组织都应该提供员工学习这种技术,有两项紧急事件可能会发生是:企图自杀、急性酒精中毒,轻者比较没有生命危险但仍需紧急处理。因此任何紧急状况获得人院许可是必需的,宁可多做准备不要准备不足。

 二、卫生问题:卫生问题是筹办国际会议另一项重大挑战,包括饮食卫生与环境卫生两方面。国际会议通常是在已开发国家和开发中国家举行,而且争取到国际会议的国家,都会选择环境良好的地方作为会议与活动的场地,因此环境卫生大致不会有问题。而餐饮卫生是主办单位战大的挑战,特别是上千甚至上万人参加的大型国际会议,更是要慎选餐饮合作对象,万一其中有人因食物不洁而造成腹泻甚至食物中毒,那将造成无法弥补的损失,对主办国家、城市的形象也会大打折扣。近来英国发生门蹄疫事件,相信对他们争取国际会议方面会有严重的影响。

三、火灾:每一个与会者都要知道在活动中遇到火灾的逃生技能,浓烟和惊慌往往比火灾本身造成的死亡还高。饭店有责任千告知客人逃生步骤例如紧急逃生口,但是会议筹办人扮演着更重要的角色,保护与会者并提供这方面足够的资料。很多主办单位印制了防火手册,放在资料袋中一起给与会者参考。小小一个动作可可能救很多条生命。

在做场地检查时特别是高层楼饭店,要熟悉其安全设施,以下是安全设施注意项目检查表:

1.是否有自动灭火系统(洒水式);

2.洒水口在哪里,走廊、睡房、公共区域、厨房?

3.如果建筑物没有自动灭火系统,是否全部有防烟侦测器?

4.建筑物的每一层楼是否有两个可移动的灭火器?
 5.是否火灾出口处直接可到建筑物外面?

6.防火警示灯是否看得到和照明良好?

7.从每个走廊可看见指引到火灾出口的灯?

8.在电梯口是否有指引,万一发生火灾请使用楼梯的标志?

9.查一查灭火器上的条子,是否每月检查?

10.在每一层楼适当位置是否有防火手册?

这份注意项目检查表未必真正有用,但至少让会议筹办人认识到-些基本的重要项目,花费时间去准备那些未必会发生的事似乎很讨厌,但是要记得拯救一条生命或避免一场灾难是值得的。

四、签证问题:签证问题也是紧急事件处理中的一项,通常在会议通知(anrlounce-ment)中都会说明签证的细节,但是仍然有些国外与会者忽略这方面的问题。特别对于重要的贵宾,更要再三叮咛签证的问题。曾经有一次国际会议在台湾举行、其中有一位重量级的贵宾因为签证问题而延误抵台,他可能因为工作太忙碌加上他的秘书也没有留意。使他到了机场却因为没有签证而无法上机,他只好在机场打长途电话通知我们,由于他是一位国际会名人士、外交部立即通知驻外办事处给予签证,使寻位贵宾赶搭第二天班机抵达,虽然最后他顺利来台,但因为他的延误,使大会节目必须略为变动,所有工作人员也因而忙得人仰马翻

五、盗窃:国外与会者在会议当地议当地遇到盗窃事件都会留下不良印象,因此在重要国际会议期间,要求地方政府加强警力,避免发生盗窃事件,同时主办单位也应该以书面资料告知与会者尽量减少到人多复杂的地方去,国外与会者对夜市很感兴趣,如果要去,尽量不要带贵重物品如现金、珠宝、护照等,同时最好有当地人陪同比较安全。

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